1. Innledning
Denne personvernerklæringen retter seg mot våre klienter som vi yter advokattjenester til og andre som berøres av et advokatoppdrag, mottakere av nyhetsbrev og besøkende på våre hjemmesider. Personvernerklæringen inneholder informasjon om hvordan vi håndterer personopplysninger.
2. Roller og ansvar
HLT Advokatfirma AS (HLT) er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger for de formålene som er beskrevet i Personvernerklæringen.
3. Hva er personopplysninger?
Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson, og inkluderer for eksempel de fleste e-postadresser og telefonnumre. Personopplysninger kan også være av mer sensitiv art, slik som for eksempel opplysninger om en persons helsetilstand.
HLT er opptatt av å ivareta personvernet til våre klienter og andre berørte på en god måte. Dersom du har spørsmål om hvordan vi håndterer personopplysninger kan du rette en henvendelse til post@hltlaw.no, eller dersom du er klient hos oss, direkte til sakens ansvarlige advokat.
4. Formål, opplysningstyper og rettslig grunnlig
Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen og hvilke opplysningstyper det er snakk om:
Etablering av klientforhold:
Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget.
Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål som ikke synes å innebære noen vesentlige personvernulemper for klienten og kan derfor forankres i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Vi legger til at konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder ikke vil innebære behandling av personopplysninger.
I tilknytning til etableringen av et klientforhold må vi også foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c, jf. LOV-2018-06-01-23 (hvitvaskingsloven) kapittel 4.
Dersom vi kan ta oppdraget, registreres foretaksinformasjon (typisk navn, organisasjonsnummer, adresse og kredittrating) samt e-postadresse, telefonnummer og stillingsbenevnelse til kontaktperson(er) hos virksomheten. For privatkunder, registreres i tillegg fødselsnummer og i noen tilfeller resultat av kredittsjekk. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virksomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.
Sakshåndtering:
Kontaktinformasjon om klienten eller dennes representant(er), benyttes ved kommunikasjon med klienten. Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i anledning saken. I de fleste saker er det imidlertid minimalt med personopplysninger som behandles. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Dersom vi yter advokattjenester til enkeltpersoner i forbindelse med en personskadesak, kan vi motta helseopplysninger direkte fra klienten eller fra lege/behandler/forsikringsselskap e.l. etter fullmakt fra klienten. Behandlingen av helseopplysninger er i disse sakene en nødvendig del av utførelsen av oppdraget for klienten, og har hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. LOV-2018-06-15-38 (personopplysningsloven) § 11.
Klientadministrasjon:
Hver klient får en egen mappe i vårt saksbehandlingssystem, og det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.
Lagring/oppbevaring av saksdokumenter:
HLT oppbevarer saksdokumenter i vårt saksbehandlingssystem mens saken pågår. Deretter overføres dokumentene til et arkiv hvor de oppbevares i 10 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Når det gjelder eventuelle personopplysninger som ligger lagret på disse sakene, kan det være flere gyldige behandlingsgrunnlag, deriblant GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. jf. LOV-2018-06-15-38 (personopplysningsloven) § 11.
Oppbevaring av betrodde midler (klientmidler):
Som ledd i et oppdrag for klient, kan HLT bli bedt om å oppbevare eller forvalte midler på vegne av klienten. Som klientmidler regnes alle penger som betros HLT, herunder mottatt forskudd på utlegg og salær. Som klientmidler regnes også verdipapirer av enhver art herunder aksjer, obligasjoner, pantobligasjoner, gjeldsbrev og andre verdigjenstander som advokaten mottar til oppbevaring eller forvaltning. I enkelte sammenhenger oppretter HLT også bankkonto på vegne av klient. Normalt er det ikke så mange personopplysninger som behandles i denne sammenhengen, da HLT først og fremst håndterer midler på vegne av virksomhetskunder. Personopplysninger forekommer særlig dersom vi påtar oss å håndtere privatrettslige verdipapirer slik som ektepakter, testamenter, gjeldsbrev, skjøter og avtaler mellom privatpersoner. HLT har etablert rutiner for håndtering av betrodde klientmidler. Behandlingsgrunnlaget for håndtering av personopplysninger for dette formålet er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle oppdraget på klientens forespørsel).
IT-drift og sikkerhet:
Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 c, jf. GDPR artikkel 32 og GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining).
Kunnskapsforvaltning:
HLT vil kunne gjenbruke dokumenter HLT har utarbeidet for klienten i forbindelse med andre oppdrag eller annen intern kunnskapsforvaltning. Normalt vil det ikke finnes personopplysninger i dokumenter som gjenbrukes, men dersom det gjør det, vil alt bli behørig anonymisert før det benyttes til andre formål. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for de tilfeller hvor det inngår personopplysninger i de dokumenter som gjenbrukes.
Fakturering og regnskap:
Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten. For privatkunder, benyttes klientens private postadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.
Markedsføring:
HLT sender ut nyhetsbrev til e-postadresser som er registrert på klienter som vi løpende yter advokattjenester til og andre som har bedt om å få vårt nyhetsbrev. Mottakere av nyhetsbrevet kan enkelt melde seg av tjenesten ved å benytte link som er inkludert i hver enkelt henvendelse. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) der vi har mottatt e-postadressen i forbindelse med et advokatoppdrag og markedsføringsloven § 15(3) åpner for å benytte e-postadressen til markedsføring. I andre sammenhenger bygger markedsføring på samtykke fra vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 a.
Vårt nettsted og applikasjoner:
HLT samler inn og bruker personopplysninger gjennom www.hltlaw.no med tilhørende tjenester og applikasjoner. Dette omfatter data samlet inn av informasjonskapsler, og det omfatter også for eksempel hvis du kontakter oss via kontaktskjemaer, hvis du søker på en stilling gjennom vår rekrutteringsportal, eller hvis vi gjennomfører nettbaserte undersøkelser og lignende der du fritt gir oss personopplysninger. I visse tilfeller lagrer vi opplysninger om e-post og IP-adresse for formålet å formidle relevant informasjon som brukere har anmodet om gjennom våre tjenester, utarbeide brukerstatistikk, herunder å analysere bruksmønster for å videreutvikle og forbedre applikasjonen, og å tilpasse brukeropplevelsen. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) der vi har mottatt data fra brukere som har anmodet om våre tjenester.
5. Tilgang til personopplysninger
Klientinformasjon og dokumenter er lagret i et felles dokumenthåndteringssystem for HLT. Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i Personvernerklæringen. Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i Personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette.
6. Taushetsplikt og konfidensialitet
Vi har et bevisst forhold til vår taushetsplikt. Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av LOV-2005-05-20-28 (straffeloven) § 211. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.
7. Sikkerhet ved behandlingen
HLT har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger og klientinformasjon generelt på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, formell (avtalemessig) og organisatorisk art. HLT foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.
Tilgang til personopplysninger og saksinformasjon generelt er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver. HLT har mekanismer for tilgangsstyring som benyttes for å skjerme bestemte saker slik at disse kun er tilgjengelig for de personene som aktivt jobber med den aktuelle saken.
HLT har vedtatt IT-retningslinjer som de ansatte skal følge når de benytter firmaets IT-løsninger, og HLT foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.
8. Sletting
HLT sletter personopplysninger når det ikke lenger er behov for å lagre disse av hensyn til formålene de ble innsamlet for, se punkt 4. På grunn av karakteren av de tjenestene HLT yter, er det imidlertid behov for å lagre saksdokumentasjon i et relativt langt tidsrom etter at et oppdrag er avsluttet. Etter at en sak er avsluttet, overføres elektroniske saksdokumenter til et arkiv. Når saksdokumentene har ligget i arkivet i 10 år, begrenses tilgangen til dokumentene. Kun personell med særlige systemrettigheter kan aksessere dokumentene etter at de har blitt tilgangsbegrenset. Saksdokumenter som foreligger på papir, overføres til papirarkiv når saken er avsluttet i ti år.
Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.
9. Dine rettigheter
HLT verdsetter dine tilbakemeldinger. Nedenfor kan du se hvilke rettigheter du til enhver tid har og som du kan gjøre gjeldende ved å ta kontakt med oss på post@hltlaw.no, eller dersom du er klient hos oss, direkte til ansvarlig advokat.
Trekke samtykke tilbake:
Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.
Be om innsyn:
Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.
Be om retting eller sletting:
Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.
Dataportabilitet:
I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført til et annet advokatfirma el. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.
Klage til tilsynsmyndigheten:
Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet. Vi håper du velger å rette en henvendelse til oss først.
10. Informasjonskapsler
Våre nettsider bruker informasjonskapsler (cookies). En cookie er en fil som lagres i din nettleser, og som gjør at nettsiden kjenner igjen nettleseren fra gang til gang. Både nettstedet og deres samarbeidspartnere kan benytte cookies. Dersom du ikke ønsker at det lagres cookies, kan du endre innstillingene i nettleseren du bruker. Du kan også slette eksisterende cookies. Dersom du velger å slette eller ikke akseptere cookies kan du oppleve redusert funksjonalitet på nettsiden vår.
11. Endringer
HLT vil kunne gjøre mindre endringer i Personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på www.hltlaw.no. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.